ნოტარიუსი, აპოსტილი თუ საკონსულო ლეგალიზაცია: რას ადასტურებს თითოეული და რა თანმიმდევრობით

სამი პროცედურა ერთ ცხრილში

სამივე პროცედურას ხშირად ერთი სიტყვით, „დამოწმებით“ მოიხსენიებენ, თუმცა ისინი სხვადასხვა რამეს ადასტურებენ და სხვადასხვა უწყებაში სრულდება. ცხრილი მათ ექვსი კრიტერიუმით ადარებს.

ქვეყნის მიხედვით სწრაფ პასუხს აპოსტილისა და ლეგალიზაციის ხელსაწყო გაძლევთ. ეს გზამკვლევი კი ხსნის, რატომ არის მარშრუტი სწორედ ასეთი და როგორ ეწყობა ეტაპები ერთმანეთს.

რას ადასტურებს ნოტარიუსი და რას არა?

იუსტიციის მინისტრის 2010 წლის №71 ბრძანებით დამტკიცებული ინსტრუქცია ნოტარიუსის როლს ვიწროდ განსაზღვრავს. ხელმოწერის ნამდვილობის დამოწმებისას ნოტარიუსი ადასტურებს, რომ ხელმოწერა კონკრეტულ პირს ეკუთვნის, და არა იმას, რომ დოკუმენტში ჩაწერილი ფაქტები სწორია. ასლის დამოწმებისას ის ადასტურებს, რომ ასლი დედანს ემთხვევა, მაგრამ დედნის კანონიერებასა და ნამდვილობაზე პასუხს არ აგებს. თარგმანთან დაკავშირებით კი თარჯიმანი ნოტარიუსს უდასტურებს, რომ შესაბამის ენას ფლობს და სწორი თარგმანის გარანტიას იძლევა.

აქედან ორი პრაქტიკული დასკვნა გამომდინარეობს. პირველი: ნოტარიული თარგმანის ხარისხზე პასუხს თარჯიმანი აგებს, ამიტომ ნოტარიუსის ბეჭედი ცუდ თარგმანს კარგად ვერ აქცევს. მეორე: ნოტარიუსი ჯაჭვის პირველი რგოლია, რომელიც კერძო ქაღალდს საჯარო ხელმოწერას აძლევს. სწორედ ამ ხელმოწერას ამოწმებს შემდეგ აპოსტილი ან ლეგალიზაცია.

ინსტრუქციის კიდევ ერთი წესი უცხოურ დოკუმენტებს ეხება: საზღვარგარეთ გაცემულ დოკუმენტს ნოტარიუსი მაშინ იღებს, თუ ის კანონით დადგენილი წესით ლეგალიზებულია ან აპოსტილით დამოწმებული, გარდა იმ შემთხვევისა, როცა საქართველოს საერთაშორისო ხელშეკრულება ამ მოთხოვნას აუქმებს. თარჯიმნის ხელმოწერისა და ასლის დამოწმება როგორ სრულდება ერთ ვიზიტში, ნოტარიულად დამოწმებული თარგმანის გვერდზე აღვწერეთ.

რას ადასტურებს აპოსტილი და ვინ სვამს მას?

საქართველო ჰააგის 1961 წლის კონვენციას 2006 წელს შეუერთდა და ის ჩვენთვის 2007 წლის 14 მაისიდან მოქმედებს. შიდა წესს მთავრობის 2016 წლის 18 აგვისტოს №405 დადგენილება ადგენს. მისი მიხედვით, აპოსტილი ადასტურებს ხელმოწერის ნამდვილობას, ხელმომწერი პირის უფლებამოსილებას და, თუ დოკუმენტზე ბეჭედი ან შტამპია, მის ავთენტურობას. აპოსტილს სვამს სახელმწიფო სერვისების განვითარების სააგენტო, რომელსაც იუსტიციის სახლში მიმართავთ, ხოლო შინაგან საქმეთა სამინისტროს მომსახურების სააგენტო საკუთარ დოკუმენტებს თავად ამოწმებს.

დადგენილება სამ დეტალს აზუსტებს, რომლებიც ოჯახებისთვის მნიშვნელოვანია:

• ვინ მიმართავს: განცხადების შეტანა ნებისმიერ პირს შეუძლია, რადგან აპოსტილი დოკუმენტს ამოწმებს და არა მის მფლობელს.
• რა ვადაში: განცხადების მიღებიდან არაუგვიანეს 10 სამუშაო დღისა. ეს ზედა ზღვარია; პრაქტიკაში უფრო სწრაფი რეჟიმიც გვხვდება.
• რა არ აპოსტილდება პირდაპირ: კერძო ორგანიზაციის დოკუმენტი, გარდა სამედიცინო და საგანმანათლებლო დაწესებულებისა, ასევე პირადობის დოკუმენტი და მისი ასლი. კერძო კლინიკის ეპიკრიზი ამიტომ პირდაპირ აპოსტილდება, ბანკის ამონაწერი კი არა.

აპოსტილი იმ ქვეყანაში ისმება, სადაც დოკუმენტი გაიცა. ამიტომ საქართველოში გაცემული ფორმა 100 აქ აპოსტილდება, ხოლო თურქეთში გაცემული ეპიკრიზი, თუ ის საქართველოში ოფიციალურ უწყებას მიაქვს, თურქეთში. როგორ მზადდება ფორმა 100 უცხოური მიმღებისთვის, ფორმა 100-ის გზამკვლევშია. თვითონ პროცედურას კი აპოსტილის სერვისი გადის თქვენ ნაცვლად.

როგორ მუშაობს საკონსულო ლეგალიზაცია?

ლეგალიზაცია იგივე კითხვას პასუხობს, რასაც აპოსტილი, მაგრამ ერთი შტამპის ნაცვლად რამდენიმე უწყების ხელმოწერას აერთიანებს. მას მთავრობის 2016 წლის 18 აგვისტოს №404 დადგენილება არეგულირებს, რომელიც პროცედურას საქართველოში ორ ეტაპად ყოფს:

1. პირველი ეტაპი: სახელმწიფო სერვისების განვითარების სააგენტო ან შსს მომსახურების სააგენტო ამოწმებს დოკუმენტზე არსებულ ხელმოწერასა და ბეჭედს. დადგენილი ვადა არაუგვიანეს 10 სამუშაო დღეა.
2. მეორე ეტაპი: საგარეო საქმეთა სამინისტროს საკონსულო დეპარტამენტი ადასტურებს პირველი ეტაპის შტამპსა და თანამდებობის პირის ხელმოწერას. განცხადებას ამ ეტაპზეც პირველივე უწყებაში წარადგენთ, დეპარტამენტი კი მას ელექტრონულად, განცხადების დღესვე ასრულებს.

ამის შემდეგ დოკუმენტი დანიშნულების ქვეყნის საელჩოში მიდის, რომელიც საქართველოს საგარეო უწყების დამოწმებას საკუთარი ბეჭდით ადასტურებს. ზოგი ქვეყანა დოკუმენტს ჩასვლის შემდეგ საკუთარ საგარეო უწყებაშიც ამოწმებინებს. საელჩოს ვადა, მოსაკრებელი და თარგმანის მოთხოვნა საქართველოს დადგენილებით არ განისაზღვრება და ყოველ ჯერზე ცალკე უნდა დაზუსტდეს.

მარშრუტის დაგეგმვისას გაითვალისწინეთ, რომ საელჩო ხშირად სხვა ქვეყანაშია და დოკუმენტი კურიერით უნდა გაიგზავნოს. ამიტომ ლეგალიზაციას ყოველთვის უფრო მეტი დრო სჭირდება, ვიდრე აპოსტილს, და მისი დაწყება მკურნალობის ან ვიზის თარიღიდან უკუსვლით უნდა დაითვალოთ.

ლეგალიზაცია უფრო ხშირად სჭირდებათ, ვიდრე ფიქრობენ, მაგრამ უფრო იშვიათად, ვიდრე ზოგი შუამავალი გეუბნებათ: ჰააგის კონვენციას ახალი ქვეყნები უერთდება, მაგალითად ჩინეთისთვის ის 2023 წლის 7 ნოემბრიდან მოქმედებს, კანადისთვის 2024 წლის 11 იანვრიდან. ქვეყნების მიხედვით პრაქტიკული თავისებურებები საკონსულო ლეგალიზაციის გვერდზეა.

როდის რომელი გჭირდებათ: სამი კითხვა

მარშრუტს სამი კითხვის პასუხი ადგენს, ზუსტად ამ თანმიმდევრობით. თუ რომელიმეს პასუხი არ იცით, შემდეგზე ნუ გადახვალთ: სწორედ აქ იხარჯება ზედმეტი თანხა.

1. რას ითხოვს მიმღები?

   უცხოური კლინიკა წინასწარი შეფასებისთვის ხშირად ჩვეულებრივ თარგმანს იღებს, დამოწმების გარეშე. საელჩო, სასამართლო, რეესტრი ან სადაზღვევო კომპანია კი კონკრეტულ ფორმას ითხოვს. მიმღების წერილობითი მოთხოვნა მარშრუტის საუკეთესო საფუძველია.

2. ვინ გასცა დოკუმენტი?

   სახელმწიფო უწყების, სასამართლოს, სამედიცინო ან საგანმანათლებლო დაწესებულების დოკუმენტი ნოტარიუსის გარეშე მიდის აპოსტილზე ან ლეგალიზაციაზე. ბანკის, დამსაქმებლის ან კომპანიის დოკუმენტს ჯერ ნოტარიუსი ამოწმებს.

3. რომელ ქვეყანაში მიდის?

   თუ ქვეყანა ჰააგის კონვენციის მონაწილეა, აპოსტილი საკმარისია. თუ არ არის, ლეგალიზაციაა საჭირო. ზოგ ქვეყანასთან სამართლებრივი დახმარების ხელშეკრულება დამოწმებას საერთოდ აუქმებს, თუმცა ამაზე მიმღებს წინასწარ უნდა დაეკითხოთ.

ერთი დამატებითი კითხვა თარგმანს ეხება: სად უნდა შესრულდეს ის. ზოგი მიმღები საქართველოში შესრულებულ ნოტარიულ თარგმანს იღებს, ზოგი კი თავის ქვეყანაში, ნაფიცი ან აკრედიტებული მთარგმნელის თარგმანს ელოდება. მეორე შემთხვევაში საქართველოში თარგმანის დამოწმება ზედმეტი ხარჯია, ხოლო ორიგინალზე აპოსტილი მაინც საჭიროა. როგორ განსხვავდება ეს მოთხოვნა თურქეთსა და გერმანიაში, ორი ქვეყნის შედარებაში ვწერთ.

ოთხი ტიპური მარშრუტი სამედიცინო და კერძო დოკუმენტებისთვის

ქვემოთ მოცემული მარშრუტები ყველაზე ხშირ შემთხვევებს აჯამებს. ისინი ზოგად წესს აჩვენებს; კონკრეტული მიმღები ზოგჯერ დამატებით ეტაპს ითხოვს ან, პირიქით, ერთ-ერთს ზედმეტად მიიჩნევს.

სამედიცინო დოკუმენტების სრული პაკეტი უცხოური კლინიკისა და საელჩოსთვის სამედიცინო პაკეტის სერვისში ერთ შეკვეთად მზადდება, ხოლო რომელი დოკუმენტი გჭირდებათ საზღვარგარეთ მკურნალობისთვის, დოკუმენტების გზამკვლევში წერია.

როგორ ამოწმებს მიმღები დამოწმების ნამდვილობას?

დამოწმების ყოველი ფორმა ისეა აგებული, რომ მიმღებმა მისი ნამდვილობა თავად გადაამოწმოს, თქვენი ჩარევის გარეშე. ნოტარიუსი სანოტარო მოქმედებას რეესტრში არეგისტრირებს და დამოწმების წარწერაში მის ნომერს უთითებს. აპოსტილს საკუთარი ნომერი და თარიღი აქვს, რომლითაც მისი გაცემა რეესტრში მოწმდება. ლეგალიზაციის ჯაჭვში კი ყოველი შემდეგი რგოლი წინას ბეჭედსა და ხელმოწერას ადასტურებს, ამიტომ ბოლო რგოლის ნდობა მთელ ჯაჭვზე ვრცელდება.

ჰააგის კონფერენცია ხაზს უსვამს, რომ ელექტრონული აპოსტილი ქაღალდისას თანაბარი ძალისაა და მიმღებს მისი უარყოფა მხოლოდ ელექტრონული ფორმის გამო არ შეუძლია. პრაქტიკაში ეს იმას ნიშნავს, რომ ბევრ შემთხვევაში დოკუმენტის ფიზიკური გაგზავნა საჭირო აღარ არის, თუმცა ზოგი საელჩო და სასამართლო მაინც ქაღალდის დედანს ითხოვს. ამიტომ, სანამ ფორმას აირჩევთ, მიმღებს ჰკითხეთ, რომელს მიიღებს. თუ ქაღალდის დედანი სჭირდება, საზღვარგარეთ მისი უსაფრთხო მიწოდება DHL-ით გაგზავნის სერვისით შეიძლება, თვალყურის დევნებით.

სად ირევა ეტაპები და როგორ ავიცილოთ

• „ნოტარიული თარგმანი“ აპოსტილის ნაცვლად. ნოტარიუსის ბეჭედი საზღვარგარეთ ოფიციალურ ძალას თავისთავად არ იძენს. თუ მიმღები აპოსტილს ითხოვს, ის ნოტარიულ აქტზეც უნდა დაისვას.
• ზედმეტი ნოტარიუსი საჯარო დოკუმენტზე. სასამართლოს გადაწყვეტილება ან კლინიკის დასკვნა პირდაპირ აპოსტილდება. ნოტარიული ასლი აქ მხოლოდ მაშინ არის საჭირო, როცა დედანი თქვენთან უნდა დარჩეს.
• აპოსტილი არასწორ ფურცელზე. ზოგი მიმღები აპოსტილს დედანზე ითხოვს, ზოგი თარგმანზე, ზოგი ორივეზე. ერთის ნაცვლად მეორის გაკეთება ხელახალ რიგს ნიშნავს.
• დაშლილი პაკეტი. ნოტარიუსის მიერ აკინძული დედანი, ასლი და თარგმანი ერთ მთლიანობად ითვლება. ფურცლის ამოღება ან ასლის გადაღება ამ მთლიანობას არღვევს.
• გვარის სხვადასხვა ტრანსლიტერაცია. თუ პასპორტში, ეპიკრიზსა და ბანკის ცნობაში სახელი სხვადასხვაგვარად წერია, უცხოური უწყება შეიძლება დოკუმენტებს ერთ პირად ვერ მიიჩნევს. თარგმნისას პასპორტის მართლწერა გამოიყენეთ.
• იმედი, რომ შტამპი შინაარსს ამოწმებს. არც ნოტარიუსი, არც აპოსტილი და არც საელჩო არ ადასტურებს, რომ დიაგნოზი ან თანხა სწორია. შინაარსზე პასუხს დოკუმენტის გამცემი აგებს.

თუ დოკუმენტი ჯერ აღებული არ გაქვთ, ცნობისა და ამონაწერის აღება თქვენი სახელითაც შეიძლება, თარგმანის საორიენტაციო ფასს კი კალკულატორი აჩვენებს.

ხშირად დასმული კითხვები ნოტარიუსზე, აპოსტილსა და ლეგალიზაციაზე