Нотариус, апостиль или консульская легализация: что подтверждает каждое и в каком порядке

Три процедуры в одной таблице

Все три процедуры часто называют одним словом - «заверение», хотя они подтверждают разные вещи и выполняются в разных ведомствах. Таблица сравнивает их по шести критериям.

Быстрый ответ по конкретной стране даёт инструмент «Апостиль или легализация?». А это руководство объясняет, почему маршрут выглядит именно так и как этапы складываются друг с другом.

Что подтверждает нотариус, а что нет?

Инструкция, утверждённая приказом министра юстиции № 71 от 2010 года, определяет роль нотариуса узко. Заверяя подлинность подписи, нотариус подтверждает, что подпись принадлежит конкретному лицу, а не то, что изложенные в документе факты верны. Заверяя копию, он подтверждает, что копия соответствует оригиналу, но не отвечает за законность и подлинность оригинала. Что касается перевода, переводчик подтверждает нотариусу, что владеет соответствующим языком, и гарантирует правильность перевода.

Отсюда два практических вывода. Первый: за качество нотариального перевода отвечает переводчик, поэтому печать нотариуса не сделает плохой перевод хорошим. Второй: нотариус - первое звено цепочки, которое придаёт частной бумаге официальную подпись. Именно эту подпись затем проверяет апостиль или легализация.

Ещё одно правило инструкции касается иностранных документов: документ, выданный за границей, нотариус принимает, если он легализован в установленном законом порядке или заверен апостилем, за исключением случаев, когда международный договор Грузии отменяет это требование. Как заверение подписи переводчика и копии проходит за один визит, мы описали на странице о нотариально заверенном переводе.

Что подтверждает апостиль и кто его проставляет?

Грузия присоединилась к Гаагской конвенции 1961 года (об апостиле) в 2006 году, и для нас она действует с 14 мая 2007 года. Внутренний порядок устанавливает постановление правительства № 405 от 18 августа 2016 года. Согласно ему, апостиль подтверждает подлинность подписи, полномочия подписавшего лица и, если на документе есть печать или штамп, их подлинность. Апостиль проставляет Агентство развития государственных услуг, куда вы обращаетесь через Дом юстиции, а Агентство обслуживания Министерства внутренних дел заверяет свои документы само.

Постановление уточняет три детали, важные для семей:

• Кто обращается: подать заявление может любое лицо, поскольку апостиль заверяет документ, а не его владельца.
• В какой срок: не позднее 10 рабочих дней с момента приёма заявления. Это верхний предел; на практике встречается и более быстрый режим.
• Что не апостилируется напрямую: документ частной организации, кроме медицинского и образовательного учреждения, а также документ, удостоверяющий личность, и его копия. Поэтому эпикриз частной клиники апостилируется напрямую, а банковская выписка нет.

Апостиль проставляется в той стране, где документ выдан. Поэтому форма 100, выданная в Грузии, апостилируется здесь, а эпикриз, выданный в Турции, если его подают в официальное ведомство в Грузии, - в Турции. Как готовится форма 100 для иностранного получателя, описано в руководстве по форме 100. Саму процедуру вместо вас проходит услуга апостиля.

Как работает консульская легализация?

Легализация отвечает на тот же вопрос, что и апостиль, но вместо одного штампа объединяет подписи нескольких ведомств. Её регулирует постановление правительства № 404 от 18 августа 2016 года, которое делит процедуру в Грузии на два этапа:

1. Первый этап: Агентство развития государственных услуг или Агентство обслуживания МВД проверяет подпись и печать на документе. Установленный срок - не позднее 10 рабочих дней.
2. Второй этап: консульский департамент МИД подтверждает штамп первого этапа и подпись должностного лица. Заявление и на этом этапе подаётся в то же первое ведомство, а департамент выполняет его электронно в день подачи заявления.

После этого документ направляется в посольство страны назначения, которое подтверждает заверение грузинского МИД своей печатью. Некоторые страны после прибытия документа требуют его заверения ещё и в собственном МИД. Срок посольства, сбор и требования к переводу постановлением Грузии не определяются, и их каждый раз нужно уточнять отдельно.

Планируя маршрут, учтите, что посольство часто находится в другой стране и документ приходится отправлять курьером. Поэтому легализация всегда требует больше времени, чем апостиль, и начало процедуры нужно отсчитывать назад от даты лечения или визы.

Легализация нужна чаще, чем думают, но реже, чем говорят некоторые посредники: к Гаагской конвенции присоединяются новые страны, например для Китая она действует с 7 ноября 2023 года, для Канады - с 11 января 2024 года. Практические особенности по странам - на странице о консульской легализации.

Когда что нужно: три вопроса

Маршрут определяют ответы на три вопроса, именно в таком порядке. Если вы не знаете ответа на один из них, не переходите к следующему: именно здесь тратятся лишние деньги.

1. Чего требует получатель?

   Иностранная клиника для предварительной оценки часто принимает обычный перевод без заверения. Посольство, суд, реестр или страховая компания требуют конкретной формы. Письменное требование получателя - лучшая основа для маршрута.

2. Кто выдал документ?

   Документ государственного ведомства, суда, медицинского или образовательного учреждения идёт на апостиль или легализацию без нотариуса. Документ банка, работодателя или компании сначала заверяет нотариус.

3. В какую страну он направляется?

   Если страна участвует в Гаагской конвенции, апостиля достаточно. Если нет, нужна легализация. С некоторыми странами договор о правовой помощи вообще отменяет заверение, но об этом нужно заранее спросить получателя.

Ещё один вопрос касается перевода: где его нужно выполнить. Одни получатели принимают нотариальный перевод, выполненный в Грузии, другие ждут перевода присяжного или аккредитованного переводчика в своей стране. Во втором случае заверение перевода в Грузии - лишний расход, а апостиль на оригинале всё равно нужен. Чем это требование различается в Турции и Германии, мы пишем в сравнении двух стран.

Четыре типичных маршрута для медицинских и частных документов

Маршруты ниже обобщают самые частые случаи. Они показывают общее правило; конкретный получатель иногда требует дополнительного этапа или, наоборот, считает один из этапов лишним.

Полный пакет медицинских документов для иностранной клиники и посольства готовится одним заказом в услуге «Медицинский пакет», а какие документы нужны для лечения за рубежом, написано в руководстве по документам.

Как получатель проверяет подлинность заверения?

Каждая форма заверения устроена так, чтобы получатель мог сам проверить её подлинность, без вашего участия. Нотариус регистрирует нотариальное действие в реестре и указывает его номер в удостоверительной надписи. У апостиля есть собственный номер и дата, по которым его выдача проверяется в реестре. В цепочке легализации каждое следующее звено подтверждает печать и подпись предыдущего, поэтому доверие к последнему звену распространяется на всю цепочку.

Гаагская конференция подчёркивает, что электронный апостиль имеет одинаковую силу с бумажным и получатель не может отклонить его только из-за электронной формы. На практике это означает, что во многих случаях физически отправлять документ больше не нужно, хотя некоторые посольства и суды всё равно требуют бумажный оригинал. Поэтому, прежде чем выбрать форму, спросите получателя, какую он примет. Если нужен бумажный оригинал, его можно надёжно доставить за границу с отслеживанием через услугу отправки DHL.

Где путают этапы и как этого избежать

• «Нотариальный перевод» вместо апостиля. Печать нотариуса сама по себе не приобретает официальной силы за границей. Если получатель требует апостиль, его нужно проставить и на нотариальном акте.
• Лишний нотариус на официальном документе. Решение суда или заключение клиники апостилируются напрямую. Нотариальная копия здесь нужна, только если оригинал должен остаться у вас.
• Апостиль не на том листе. Одни получатели требуют апостиль на оригинале, другие на переводе, третьи на обоих. Сделать одно вместо другого - значит снова стоять в очереди.
• Разобранный пакет. Оригинал, копия и перевод, сшитые нотариусом, считаются единым целым. Если вынуть лист или снять копию, это целое нарушается.
• Разная транслитерация фамилии. Если в паспорте, эпикризе и справке банка имя написано по-разному, иностранное ведомство может не признать документы относящимися к одному лицу. При переводе используйте написание из паспорта.
• Надежда, что штамп проверяет содержание. Ни нотариус, ни апостиль, ни посольство не подтверждают, что диагноз или сумма верны. За содержание отвечает тот, кто выдал документ.

Если документа у вас ещё нет, получить справку или выписку можно и от вашего имени, а ориентировочную цену перевода показывает калькулятор.

Частые вопросы о нотариусе, апостиле и легализации