Подготовка пакета медицинских документов и проверка подлинности
Документы у семьи пациента собираются по отдельности: форма 100 из одной клиники, эпикриз из другой, анализы из трёх лабораторий, все с разными датами и разной транслитерацией фамилии. А зарубежная клиника, посольство или фонд ждут один последовательный, согласованный пакет. Услуга на этой странице именно об этом: мы сводим всё в один перечень, находим недостающее, проверяем каждый документ и собираем пакет так, чтобы у получателя не возникло вопросов.
-
Перечень по требованиям адресатачто входит и что нет - письменно, до заказа
-
Подлинность и соответствиепечати, номера, даты и имена совпадают во всех документах
-
Бумага и цифра вместепронумерованный пакет в двух экземплярах и PDF с закладками
Что значит «полный пакет» и почему неполный возвращают
Получатель оценивает документы в совокупности: если в эпикризе одна клиника, а в форме 100 другая, если анализы датированы раньше диагноза, если фамилия в переводе и в паспорте различается, пакет возвращают не из-за отдельного документа, а из-за несоответствия.
-
Ядро
Форма 100 или справка с диагнозом и рекомендацией, выписной эпикриз последней госпитализации, результаты и заключения исследований. Эти три нужны любому адресату и должны подтверждать друг друга.
-
Слой заверения
Переводы на язык адресата, нотариальное заверение там, где идёт официальная процедура, апостиль или легализация в зависимости от страны назначения. Толщину слоя определяет адресат, а не принцип «на всякий случай».
-
Личные и юридические документы
Паспорт, свидетельство о рождении или браке сопровождающего, доверенность на члена семьи, согласие на передачу данных, смета клиники или страховой полис - в зависимости от цели.
-
Опись и сопроводительное письмо
Первая страница, которую видит получатель: перечень документов с номерами, датами и выдавшими учреждениями и короткое письмо о том, для чего пакет. Этот лист самый дешёвый и снимает больше всего вопросов.
Что требует каждый адресат
| Адресат | Ядро | Заверение | Дополнительно |
|---|---|---|---|
| Зарубежная клиника (смета) | Эпикриз, анализы за 1-3 месяца, заключения, ссылка на DICOM | Перевод с печатью бюро | Копия паспорта, контактное лицо, согласие |
| Посольство (медицинская виза) | Форма 100, приглашение и смета клиники | Нотариальный перевод, апостиль | Финансовые документы, свидетельства сопровождающих, страховка |
| Страховая компания | Форма 100 с датой диагноза, эпикриз, документы о расходах | Нотариальный перевод для иностранной страховки | Полис, заявление, квитанции |
| Фонд, краудфандинг | Форма 100, смета, ответы государственных источников | По правилам фонда; публичная версия со скрытыми личными данными | Согласие родителя или пациента на публикацию |
| Государственная комиссия в Грузии | Форма 100, смета по позициям, план зарубежной клиники | Иностранные документы на грузинском, нотариально | Заявление, удостоверение личности, ответы других ведомств |
Структура заявки для комиссии - в руководстве по финансированию, отправка документов в клинику и получение сметы - на странице медицинского туризма.
Проверка подлинности: что мы проверяем, прежде чем документ попадёт в пакет
Зарубежные клиники и ведомства всё чаще проверяют грузинские документы напрямую в выдавшей их клинике. Лучше, чтобы несоответствие нашли мы до подачи, чем они после неё.
-
Кто выдал и кто подписал
Клиника есть в реестре лицензированных учреждений, врач работает в этой клинике, печати читаются и совпадают на всех документах, электронный номер или QR-код проходит проверку.
-
Взаимное соответствие
Диагноз и код МКБ одинаковы в форме 100, эпикризе и заключениях; даты идут в логичной последовательности; имя пациента, дата рождения и личный номер везде идентичны, транслитерация совпадает с паспортом.
-
Полнота и сроки
Все страницы на месте, ни один документ не просрочен по правилам адресата, смета соответствует рекомендации формы 100, а суммы совпадают до лари.
-
Письмо-подтверждение
Если адресат этого требует или документ выглядит сомнительно, мы получаем от выдавшей клиники письмо о том, что документ выдан ими, и прикладываем его к пакету. Этот один лист часто экономит недели переписки.
Частые вопросы о медицинском пакете
В каком порядке должны идти документы в пакете?
В том порядке, в каком их читает получатель, а не в том, в каком они собирались. На первой странице - опись: каждый документ с номером, датой, выдавшим учреждением и количеством страниц. Затем форма 100 или справка, обобщающая диагноз и рекомендацию, за ней выписные эпикризы в хронологическом порядке, от новых к старым, затем исследования по видам (лаборатория, визуализация, гистология) и в конце вспомогательные документы: удостоверение личности, доверенность, согласие. Каждый перевод следует сразу за своим оригиналом, чтобы сверять их, просто перевернув лист. В цифровой версии это один PDF с закладками.
Мне не хватает одного документа. Можете его получить?
В большинстве случаев да, по доверенности или по вашему запросу. В клинике мы получаем копию эпикриза из архива, форму 100 или справку о лечении; в лаборатории - повторную распечатку результатов; в Доме юстиции - документы гражданского состояния; в суде - заверенную копию. Получить мы не можем только ваше повторное обследование или новое заключение врача; в таком случае подскажем, к какому врачу и с какой формулировкой обратиться, чтобы документ вписался в пакет. Поиск недостающего документа начинаем сразу после составления перечня, чтобы остальной пакет его не ждал.
Нужен бумажный пакет или достаточно цифрового?
Зависит от адресата и этапа. Клиники для сметы и второго мнения принимают цифровой пакет: один PDF с закладками, переводы вместе с оригиналами, файлы DICOM отдельной ссылкой. Посольства, страховые компании, фонды и государственные комиссии требуют бумажный пакет с оригиналами или заверенными копиями и нотариальными переводами. Поэтому по умолчанию мы готовим оба: цифровая версия отправляется в тот же день и запускает процесс, а бумажный пакет уходит курьером. Бумажный пакет делаем в двух экземплярах, чтобы один остался у вас.
Сколько действует подготовленный пакет?
У пакета в целом срока нет, но к отдельным его документам получатели предъявляют требования свежести: форма 100 и анализы - 1-3 месяца, справки о несудимости и семейном положении - 3-6 месяцев, эпикриз и гистология - без срока давности, поскольку фиксируют факт. Поэтому пакет мы планируем назад от даты подачи: сначала этапы с долгими сроками (апостиль, легализация, перевод), в конце краткосрочные справки, чтобы в день подачи всё было свежим. Если подача откладывается, обновляются только просроченные документы, остальной пакет остаётся.
Услуги, из которых складывается пакет
- Перевод медицинских документов Форма 100, эпикриз, анализы и заключения на языке адресата, с единой терминологией.
- Апостиль в Доме юстиции Слой заверения на тех документах, которые требует посольство или ведомство.
- Получение справок и выписок Получение недостающего документа в клинике, лаборатории или ведомстве от вашего имени.
Разрозненные документы - в один пакет, одним заказом
Загрузите то, что у вас есть, и назовите адресата. Перечень, последовательность, срок и полную цену вы получите письменно, прежде чем что-либо решать.