Апостиль в Доме юстиции: как это делается шаг за шагом
Сам апостиль - процедура на пять минут: сотрудник сверяет подпись с образцом и ставит штамп. Всё, что предшествует этим пяти минутам, и есть то место, где документы возвращают: неправильно подготовленная копия, подпись, которой нет в базе образцов, заламинированное свидетельство. На этой странице точно описано, что происходит в Доме юстиции и как прийти туда один раз, а не два.
-
Проверка до подачивсе типичные причины возврата исключены заранее
-
Режим под ваш срокстандартный, ускоренный или в тот же день
-
Номер апостиля отдельночтобы адресат заранее проверил его по реестру
Что указано в апостиле и почему он везде одинаковый
Апостиль - стандартная форма, установленная Гаагской конвенцией 1961 года (об апостиле). В любой стране он содержит все десять полей в одном и том же порядке, поэтому иностранный чиновник может прочитать его, не зная грузинского языка.
| Поле | Что содержит | Что проверяет получатель |
|---|---|---|
| 1. Страна | Грузия | что документ выдан именно грузинским ведомством |
| 2-4. Подписант, должность, печать | кто подписал документ, в каком качестве и печатью какого органа | что это совпадает с подписью и печатью на документе |
| 5-7. Место, дата, выдавший орган | где, когда и какой орган выдал апостиль | полномочия выдавшего органа |
| 8. Номер | уникальный регистрационный номер апостиля | ключ для проверки по электронному реестру |
| 9-10. Печать и подпись | печать выдавшего органа и подпись уполномоченного лица | подлинность самого апостиля |
Апостиль удостоверяет подлинность подписи и печати на документе, а не его содержание. Поэтому апостилированная форма 100 не «доказывает» медицинский факт, она лишь подтверждает, что нотариус действительно заверил справку клиники.
На какие документы апостиль ставят сразу, а каким сначала нужен нотариус
Правило простое: апостиль удостоверяет публичную подпись. Если документ подписало государственное ведомство, суд, нотариус, медицинское или учебное заведение, он апостилируется сразу; если другая частная организация или частное лицо, его сначала должен «сделать публичным» нотариус.
-
Апостилируются сразу
Свидетельства актов гражданского состояния и выписки, справка о несудимости, выписка из Публичного реестра, заверенная копия судебного акта, дипломы и справки учебных заведений, форма 100 клиник, эпикриз и другие медицинские документы, любой документ, заверенный нотариусом.
-
Сначала нотариус, затем апостиль
Справка с работы, договор и устав компании, банковская выписка, личное заявление. В этой группе штамп удостоверяет не сам документ, а подпись и печать нотариуса, который заверил копию или перевод.
-
В Грузии не апостилируются
Документ, выданный иностранным ведомством (апостиль ставится в той стране), бланки советского периода, заламинированные и повреждённые документы, паспорт и удостоверение личности (апостилируется их нотариальная копия), торговые и таможенные документы.
-
Что мы проверяем до подачи
Наличие образца подписи подписанта, читаемость печати, физическое состояние документа, соответствие даты и срока требованиям получателя, а также то, что страна назначения участвует в Гаагской конвенции.
Процедура в Доме юстиции
-
Подача
Документ может подать любое лицо, доверенность не нужна. Заполняется заявление с указанием страны назначения и режима, оплачивается пошлина, размер которой зависит от режима.
-
Проверка подписи
Сотрудник сверяет подпись и печать на документе с базой образцов. Если образца в базе нет, ведомству направляется запрос, и срок увеличивается; поэтому мы проверяем это заранее.
-
Штамп и реестр
Апостиль крепится к документу или к подшитому к нему листу, ему присваивается номер, и запись вносится в реестр. С этого момента любой может проверить его по номеру.
-
Возврат и перевод
Мы забираем документ, при необходимости переводим его вместе с апостилем и заверяем нотариально, затем возвращаем вам курьером с отдельной записью номера апостиля.
Стандартный режим занимает несколько рабочих дней, ускоренный - один, а обслуживание в тот же день стоит самую высокую пошлину. Тарифы меняются, поэтому актуальную сумму мы проверяем до заказа и сообщаем вам письменно. Каким странам вместо апостиля нужна легализация, описано на странице о консульской легализации.
Частые вопросы о процедуре апостиля
Как иностранное ведомство проверяет, что апостиль подлинный?
У каждого апостиля есть уникальный номер и дата выдачи, которые хранятся в реестре выдавшего органа. Гаагская конвенция обязывает выдавший орган по номеру подтверждать любому заинтересованному лицу, был ли выдан апостиль с этим номером и этой датой. В Грузии такая проверка проводится электронно, вводом номера, поэтому иностранному чиновнику не нужно звонить в Грузию. При возврате документа мы отдельно записываем вам номер апостиля, чтобы вы заранее могли отправить его адресату, если он захочет проверить.
Почему документ могут вернуть без апостиля?
Дом юстиции ставит апостиль, только если подпись и печать подписанта на документе совпадают с образцами в базе. Самые частые причины возврата: образца подписи должностного лица или нотариуса ещё нет в базе, печать не читается, документ заламинирован или содержит исправления, документ выдан иностранным или советским ведомством, либо частный документ подан без нотариального заверения. Большинство этих причин мы проверяем до подачи и при необходимости готовим документ, чтобы не пришлось идти дважды.
Можно ли апостилировать заламинированное или повреждённое свидетельство?
Заламинированный документ, как правило, нет: апостиль физически крепится к документу, а ламинация делает проверку печати и подписи невозможной. Та же участь ждёт повреждённый, исправленный или заполненный карандашом документ. Выход почти всегда есть: для свидетельств актов гражданского состояния Дом юстиции выдаёт повторное свидетельство нового образца или выписку, для диплома учебное заведение выдаёт дубликат, для судебного решения суд выдаёт новую заверенную копию. Получение этих документов от вашего имени мы тоже берём на себя.
Можно ли поставить один апостиль на несколько документов?
Нет. Апостиль удостоверяет подпись конкретного лица на конкретном документе, поэтому у каждого документа свой апостиль и своя пошлина, даже если они выданы одним ведомством в один день. Исключение - нотариально сшитый пакет: если нотариус сшил несколько документов в один заверенный пакет и завершил его одной удостоверительной надписью, апостиль ставится на это одно нотариальное действие. Иногда это экономит пошлину, но не все принимающие страны принимают такой пакет; это мы проверяем заранее.
Что предшествует апостилю и что следует за ним
- Нотариальное заверение Как «сделать публичным» частный документ до апостиля: заверение копии или заверенный перевод.
- Консульская легализация Когда страна назначения не участвует в Гаагской конвенции.
- Полный пакет медицинских документов Форма 100, эпикриз, перевод и апостиль одним заказом, в правильной последовательности.
В Дом юстиции достаточно прийти один раз, если документ правильно подготовлен
Пришлите фото и назовите страну. Мы проверим, что в вашем случае должно предшествовать апостилю, и пройдём процедуру от вашего имени.