Цифровой архив и защищённое хранение документов: что хранится, кто видит и когда удаляется

Файлы хранятся на защищённом сервере в зашифрованном виде, то есть даже администратор сервера не может прочитать их содержимое, а при передаче они идут по зашифрованному каналу. Доступ разделён на три уровня: владелец (пациент или его представитель) видит всё дело, названные им лица - только те папки, которыми он с ними поделился, а из наших сотрудников - только один назначенный координатор и только пока дело ведётся. Каждый вход двухфакторный, и каждое открытие, скачивание или отправка файла записывается в журнал доступа с именем, датой и временем, который владелец может просмотреть в любой момент. Страна хостинга и провайдер указаны в договоре, и при их смене мы заранее уведомляем владельца.

По умолчанию правило строгое: файлы с данными о здоровье удаляются через 30 дней после завершения услуги, потому что закон допускает хранение данных особой категории только до достижения цели. Если владелец хочет хранить их дольше, например на весь цикл лечения или для будущих визовых заявлений, он запрашивает это письменно и сам выбирает срок: 6 месяцев, 1 год или больше, с напоминанием в конце каждого срока. Удаление означает удаление файла, его резервных копий и ссылок, после чего владелец получает подтверждение удаления с датой. Владелец в любой момент может потребовать досрочного удаления или скачать полную копию, и то и другое выполняется по одному запросу. Остаётся только то, что мы обязаны хранить по закону, например счета, и медицинского содержания они не содержат.

Закон Грузии о защите персональных данных относит к особой категории данные о состоянии здоровья, генетические и биометрические данные, а также сведения о судимости и убеждениях, по той же логике, что и европейский регламент. Обрабатывать такие данные можно только на установленных законом основаниях, в том числе с письменного согласия лица для конкретной цели, и на них распространяются дополнительные обязанности: учёт обработки, меры безопасности, соразмерные риску, уведомление надзорного органа и самого лица об инциденте в установленный законом срок, а также право лица в любой момент получить копию, исправить или удалить данные. Эти обязанности выполняет сама структура архива: форма согласия прилагается к каждому делу, журнал фиксирует обработку, удаление происходит автоматически, а на запросы мы отвечаем с одного адреса.

Может, при одном условии: клиника или бюро является контролёром данных, который отвечает за отношения с пациентом и за его согласие, а мы - уполномоченным лицом (обработчиком), которое обрабатывает данные только по его поручению и только для согласованной цели. Эти отношения оформляются письменным договором, который по требованию закона определяет цель и срок обработки, меры безопасности, допуск субобработчиков, порядок уведомления об инцидентах и возврат или удаление данных по окончании договора. Шаблон договора проверен адвокатом Advocat.Ge и заполняется вместе с юристом клиники. На практике клиника получает отдельное пространство под своим брендом, с ролями сотрудников и ссылками с ограниченным сроком для пациентов, а наши сотрудники не видят файлы клиники, если клиника сама не откроет им временный доступ для технической поддержки.