Отправка документов за границу DHL: оригинал надёжно доходит до клиники, посольства и университета

Скана достаточно, чтобы начать работу, но не для юридической силы. Апостиль, печать нотариуса и «мокрая» подпись действительны только на оригинале: посольство подшивает в визовое дело оригинал или заверенную копию, университет требует апостилированный оригинал диплома для нострификации, финансовый отдел зарубежной клиники запрашивает оригинал счёта для страховой, а доверенность, по которой кто-то действует от вашего имени, нужно предъявить иностранному нотариусу и банку в оригинале. Поэтому мы делим процесс на две части: скан отправляем в тот же день, чтобы началось рассмотрение, а оригинал идёт DHL, и адресат уже знает, что и к кому придёт.

Документальное отправление не облагается таможенным сбором, и в декларации так и указано: документы без коммерческой ценности. Задержки обычно случаются, когда в конверте кроме документа лежит что-то ещё или адрес получателя неполный; и то и другое мы проверяем до отправки. При потере или повреждении стандартная ответственность DHL за документы ограничена и не покрывает реальную ценность оригинала, поэтому мы делаем две вещи: до отправки сохраняем полный скан, чтобы у адресата осталась цифровая копия, и при необходимости оформляем дополнительную объявленную ценность, которая покрывает расходы на повторный апостиль и нотариуса. Для самых дорогих документов мы используем и два отдельных отправления, чтобы одна потеря не останавливала процесс.

Оригиналы паспортов и удостоверений личности мы не отправляем, даже если перевозчик по некоторым направлениям это допускает. Причина простая: потерянный паспорт никакая страховка не восстановит вовремя, а при подаче на визу личная подача паспорта или курьер визового центра - это особая процедура, которую определяет само посольство. Вместо этого мы отправляем нотариально заверенную копию паспорта с апостилем, и клиникам, университетам и банкам в большинстве случаев этого достаточно. Также этой услугой не отправляются наличные, банковские карты, лекарства и биологический материал; отправка гистологических блоков - отдельная часть онкологической услуги.

В накладной рядом с названием клиники или учреждения мы указываем конкретное отделение и контактное лицо с телефоном, потому что в большой больнице конверт, сданный в общую приёмную, неделями ищет нужный стол. Ссылку для отслеживания получаете и вы, и адресат, чтобы он ждал курьера. При вручении получатель расписывается, и DHL фиксирует изображение подписи, имя и время в подтверждении вручения; это подтверждение мы в тот же день отправляем вам в PDF и храним в вашем архиве рядом с документом. Если скан был отправлен заранее, сразу после получения оригинала мы просим адресата подтвердить по электронной почте, что конверт подшит в нужное дело.